会社経費の支払い効率化術

2024年4月25日

コスト削減は何から行う？経費を抑える方法や取り組みの手順を解説

会社や個人事業主が利益を伸ばすには、売上を増やすことはもちろんですが、同時にコスト削減を行うことが大切です。コストを削減できれば、売上が同じでも手元に多くの利益を残すことができます。
ここでは、コスト削減を行うメリットやコスト削減方法のほか、コスト削減に取り組む際の手順を解説します。

コスト削減のメリット

会社が経済活動を行うには、さまざまなコスト（費用）がかかります。コスト削減とは、経済活動に関わる費用を削減することで、コスト削減ができれば会社の利益向上につながります。利益の向上を含め、コスト削減には以下のようなメリットがあります。

会社に残る利益を増やせる

コスト削減のメリットには、会社に残る利益を増やせることが挙げられます。水道光熱費や賃料、リース機器の代金などの固定費を削減できれば、長期的に見ると大きなコスト削減になります。資金に余力が生まれることで、新規事業への投資なども行いやすくなるでしょう。

業務効率化につながる可能性がある

コスト削減のメリットには、業務効率化につながる可能性があることも挙げられます。例えば、コスト削減を達成するために業務フローの見直しを行ったり、コスト削減を従業員が意識したりすることで、無駄な時間を省いて業務効率化につながります。業務効率化ができれば、残業代などのコストの削減につながるでしょう。

企業価値が高まる可能性がある

コスト削減のメリットには、企業価値が高まる可能性があることも挙げられます。コスト削減によって増えた利益を新規プロジェクトの推進や技術開発に充てることで、企業価値が高まる可能性があります。また、業務効率化によって従業員が新たな取り組みへの時間を捻出することにもつながるでしょう。

会社にかかる主なコストの種類

コスト削減を上手に進めるには、まず会社にかかるコストにはどのようなものがあるのか、知っておかなくてはなりません。会社にかかる主なコストは以下の3つです。

オフィスコスト

オフィスコストは、オフィスを運営する上でかかるコストです。例えば、オフィスの賃料や水道光熱費、パソコンや文房具などの消耗品の購入費、OA機器のリース代、IT機器関連費用などが該当します。この中でも大きな割合を占めるのがオフィスの賃料です。

業務コスト

業務コストは、旅費交通費や交際費、宣伝広告費など、オフィスの運営以外にかかるコストです。
また、人件費として従業員に対して支払う給与や賞与、交通費、通勤手当や役職手当といった各種手当なども該当します。人件費は基本的に、売上にかかわらず毎月同じ金額がかかります。

採用・教育コスト

採用コストは、人材の採用にかかるコストです。求人サイトへの出稿代金や人材紹介会社への紹介料をはじめ、企業説明会の開催費、プロモーション動画の制作費などが該当します。
教育コストは、人材を育てるためのコストで、研修費用などを指します。

コスト削減方法

コスト削減を実現させるにはさまざまな方法があり、効果的な方法は会社によって異なります。すぐに取り入れられるよう、具体的なコスト削減方法をいくつかご紹介します。

業務フローを見直して必要であれば外注する

コスト削減方法として、業務フローを見直して短縮や削減できる業務を改善したり、外注しても問題ない業務を外注したりすることが挙げられます。アウトソーシングすると費用がかかるから社内で行うということもありますが、従業員の負担になっている業務が短縮・削減されることで業務効率がアップし、残業代の削減などにつながることがあります。また、内部の人材がコア業務に集中できるといったメリットもあるでしょう。働きやすい環境であれば、人材が定着し、採用コストの削減にもなります。

OA機器のリース・レンタルの契約費を定期的に見直す

パソコンやコピー機といったOA機器などのリース・レンタル代金を見直すことも、コスト削減方法の1つです。OA機器のリース・レンタルは、月々定額の固定費のため、契約から年月が経っている場合などは、リース・レンタル契約を定期的に見直すことで、オフィスコストを下げられる場合があります。
なお、OA機器を購入している場合は、リース・レンタルに切り替えることでコストが抑えられることもあります。リース・レンタルであれば、機器の更新や廃棄費用が抑えられたり、緊急時の補修などの対応を依頼できたりするので、見積もりをとって検討してみましょう。

ペーパーレス化させる

コスト削減方法にはペーパーレス化も挙げられます。書類を電子データで管理して、ペーパーレス化を進めることは、インク代や印刷代、コピー用紙代、郵送費などの削減につながります。ただ、無理にペーパーレス化を進めると混乱し、業務が滞る恐れがあるので、業務フローの改善とセットで行うことが重要です。また、ペーパーレス化するために、ITツールを導入することで作業時間の短縮にもつながるでしょう。

広告費や出張費など費用を見直す

商品や人材採用の広告費や出張費を見直し、費用対効果の高いものに絞ることもコスト削減方法の1つです。例えば、自社内に広告を企画・立案する部署を設け、代理店を通さず制作会社に直接依頼したり、求人サイトや人材紹介会社を使わずに、従業員からの紹介によるリファラル採用を取り入れたりする会社もあります。
ほかにも出張費を削減するため、交通機関の割引制度を付帯する法人カードを利用する方法もあります。

コスト削減の取り組み方

コスト削減を成功させるには、手順を踏んで取り組むことが大切です。気づいたところから始めてしまうと、従業員に負担がかかり、残業時間が増えたり、離職につながったりする可能性があります。そのため、コスト削減に取り組むには以下4つの手順で進めていきましょう。

1.現状を把握する

コスト削減に取り組むにはまず、何にどのような費用がかかっているのかを知り、削減できる部分、できない部分を把握することから始めます。現状を把握することで、無理のない削減プランが立てられるようになります。各事業部の収支を確認するだけでなく、従業員に負荷が高い業務や短縮できそうな業務のアンケートを取って、業務を行う従業員の現状も把握することが大切です。コスト削減のアイデアを募集するのもいいでしょう。

2.コスト削減プランを立てる

集めた情報から、「現状2回行っているが1回でも問題ない作業」「契約が続いているが、現在ではほとんど利用されていないツール」など、削減できそうな項目を洗い出し、コスト削減プランを立てます。
コスト削減プランが決まったら、継続可能な無理のない目標を設定し、具体的にどのような方法で達成していくのかを詰めていきます。無駄をなくすという観点だけでなく、回数を減らしたり、別のものに置き換えたりするといった方法も含めて、コスト削減プランを検討しましょう。

なお、従業員のモチベーションを下げないよう、まずは業務効率化を進め、その次に業務コストのうちの経費を削減してから、最後に人件費を削減するといった順に手を付けるのがおすすめです。

3.従業員全員に情報共有した上でコスト削減プランを実施する

コスト削減プランが決まったら、コスト削減の目的と目標、具体的な削減方法を従業員全員に情報共有した上で実施していきます。コスト削減は、従業員の協力なしには実現が難しいため、情報共有をした上で実施するようにしましょう。その際、コスト削減を行うことで、働きやすい環境になることや残業時間が軽減できるなど、従業員にとってのメリットを伝えることが大切です。

4.実施結果を分析・検証する

コスト削減プランを実施した後は、結果を分析・検証して評価を行い、改善しながら繰り返していきます。コスト削減はある程度長期的な取り組みになるので、PDCAサイクルを回し、常にプランを見直していくことが重要です。例えば、コスト削減プランを実施して、従業員から不平不満がでることもあるため、削減された費用だけを分析・検証するのではなく、業務効率化とともにコスト削減につながっているか、従業員の負担が増えていないかなども確認するようにしましょう。

コスト削減に取り組む際の注意点

コスト削減に取り組むにあたっては、いくつか注意すべき点があります。コスト削減によって、一時的に負荷がかかることもあるので、以下のような点に注意してください。

削減すべきコストを見極める

コストの中には、置き換えたり削減したりできないものも存在します。そこを間違えると、人件費を削減した結果、社員のモチベーションが下がったり、離職者が増えて人手が足りなくなったりする可能性があります。そうなると、サービスの質や作業効率の低下につながりかねません。
従業員の業務を把握した上で、削減すべきコストの見極めに注力してください。

負担が一部の人だけに偏らないようにする

コスト削減の負担が一部の従業員だけに強くかかると、「自分たちだけが負担を強いられるのは不公平だ」だという思いが芽生え、従業員のモチベーションの低下につながります。コスト削減を実施する際は、負担が一部の従業員だけに偏らないよう注意しましょう。

ビジネスカードの導入は経費削減に効果的

業務コストの経費削減方法のうち、従業員への負担が小さく導入が簡単なものとして、ビジネスカードを導入して経費決済を一元化する方法があります。ビジネスカードは、中小企業や個人事業主向けの法人カードです。ビジネスカードでの支払いならば、利用明細書を見ればいつ、どこで、何に使ったのかが把握できるので経理作業の効率化につながるほか、支払先それぞれへの振り込み手数料が節約でき、経費削減が可能です。また、たまったポイントでキャッシュバックを受けたり、マイルや他社ポイントに交換したりすれば経費削減に役立ちます。さらに、ビジネスカードに付帯する優待サービスや保険を利用すると、出張費の削減ができるといったメリットもあります。

ビジネスカードにはさまざまなものがありますが、中小企業や個人事業主にとって使い勝手のいいものを選ぶなら、三菱ＵＦＪニコスのビジネスカードがおすすめです。VisaとMastercard®から国際ブランドを選べる「三菱ＵＦＪカード ビジネス」、「三菱ＵＦＪカード ゴールドプレステージ ビジネス」と、アメリカン・エキスプレス®の「三菱ＵＦＪカード・プラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード」といったランクの異なる3種類を展開しており、年会費と付帯サービスのバランスを見て、自社にあうものを選ぶことができます。

初めてビジネスカードを持つ経営者におすすめの三菱ＵＦＪカード ビジネス

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三菱ＵＦＪニコスが発行している「三菱ＵＦＪカード ビジネス」は、スモールビジネスや個人事業主の方が入会しやすく、初めてビジネスカードを持つ経営者におすすめです。

ビジネスカードのご利用金額は法人口座（屋号付き口座）からの引き落としになり、立て替え払いの負担を軽減したり、会計ソフトと連携して経費管理業務の効率化を図れたりします。また、引き落とし日に経費の支払日を一元化できるため、支払いまでにゆとりができて、キャッシュフローの改善などにも役立つでしょう。年会費は1,375円（税込）で、出張経費の削減に貢献する限定プランや、経費が割引価格になる優待サービスも利用可能です。

さらに、経費の支払いで1ポイント5円相当で使えるポイントがたまるだけでなく、ご利用金額に応じて基本ポイントを優遇するサービスや、入会初年度は国内利用でポイントが1.5倍になる優待サービスなどもあります。
すでに法人カードを持っていて、ご利用可能枠を増やしたいという場合にもおすすめの1枚です。

初年度の年会費が無料！優待サービスが充実したゴールドカード

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※アメリカン・エキスプレス®での
発行をご希望の方はこちら

三菱ＵＦＪニコスのビジネスカードには、お得なゴールドカードがあります。「三菱ＵＦＪカード ゴールドプレステージ ビジネス」の年会費は11,000円（税込）ですが、初年度の年会費は無料です。

また、ランクの高いゴールドカードならではの空港ラウンジサービス、JAL航空券をお得な運賃で予約できる優待サービスのほか、手数料無料でのゴルフ場の代理予約など、出張や接待をサポートするサービスが充実しています。

ご利用可能枠は100万～300万円ですので、出張費や接待交際費、仕入れ代、広告宣伝費の支払いなどにも安心して利用できるでしょう。

三菱ＵＦＪカード ゴールドプレステージ ビジネスは月間のご利用金額が10万円以上の方は基本ポイントの50％分が加算されます。経費管理業務の効率化だけでなく、たまったポイントを福利厚生プランに使ったり、マイルに交換したりすることで経費削減にもつながるのでお得です。

ビジネスリーダーにふさわしい、ステータス性と実用性に優れたプラチナカード

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ランクの高い「三菱ＵＦＪカード・プラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード」は、充実の優待サービスを付帯しています。経費管理の業務効率化だけでなく、ビジネス面においてさまざまなサポートがあるので実用性にも優れている1枚です。

例えば、24時間365日対応のコンシェルジュサービスが付帯されているので、国際便の手配や接待先のお店の予約、出張先での病気やケガなどをサポートします。また、世界1,400カ所以上の空港ラウンジを利用できる、プライオリティ・パスに無料で入会できるので、空港での時間も快適に過ごせるでしょう。

ほかにも、一流ホテル、厳選されたダイニングやスパ、レストランでの優待サービスがあり、接待や出張の際に使えるハイクラスなサービスがそろっています。
入会初年度は、国内利用で基本ポイントが1.5倍、海外利用で2倍になるので海外出張費や経費の支払いでお得にポイントがためられます。

コスト削減にはビジネスカードを活用しよう

コスト削減には利益が増えるだけでなく、業務効率化や企業価値が向上するといったメリットがあります。ただし、進め方によっては従業員のモチベーションを下げてしまうこともあるので、計画を立てて、慎重に進めることが大切です。
ビジネスカードを導入して経費決済を一元化することは、従業員の負担が小さく、比較的簡単に実践できる方法です。中でも三菱ＵＦＪニコスのビジネスカードは、3つのランクから選択可能で、出張費の削減につながる付帯サービスが充実しています。ビジネスを強力にサポートするので、ぜひ導入をご検討ください。

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