初めてのクレジットカード

2024年3月25日

名刺交換のマナーを徹底解説！基本の渡し方・受け取り方やNGを解説

名刺交換のマナーは、社会人としての基本スキルです。ビジネスの場において名刺交換は、第一印象を左右することもあるため、正しい名刺交換のマナーを知っておくことはとても大切です。
とはいえ、新社会人にとっては「この交換方法であっているのか」「複数人だとどのタイミングで名刺を渡し、受け取ったらいいのだろうか」など、戸惑う場面も多いかもしれません。スムーズに名刺交換ができるように、基本的なマナーをしっかりと確認しておきましょう。
ここでは、名刺交換における基本の渡し方や受け取り方をはじめ、名刺交換する際の注意点、マナー違反の行為、名刺交換で困ったときの対処法についても解説します。

名刺交換のマナー

ただお互いの名刺を交換すればいいというわけではありません。名刺交換には、ビジネスの場で常識と考えられている基本的なマナーがあります。相手に不快感を抱かせることなく、気持ちよく仕事をするためには、名刺交換のマナーを守ることが大切です。まずは、名刺交換の役割と交換するタイミングを見ていきましょう。

名刺交換の役割

名刺交換には、初対面の挨拶や自己紹介の役割があります。同時に、名刺交換で受け取る名刺は、相手の個人情報が記載された大切なものです。ビジネスの場では、名刺は相手の分身と考え、丁寧に扱うべきだとされています。名刺交換のやり方や名刺の取り扱い方を見れば、ビジネスパーソンとしての常識がわかるといっても過言ではないでしょう。また、名刺が話題作りのきっかけになるなど、コミュニケーションツールとして役立つこともあります。

名刺交換するタイミング

名刺交換には挨拶や自己紹介の役割があるので、相手と顔を合わせ、初対面の挨拶を交わした後に行います。訪問した側、または目下の立場にある側から名刺を渡すことが一般的です。例えば、取引先を訪問して応接室に通されたとすると、部屋に相手が入ってきて「初めまして」と挨拶をする際に名刺を手に持ち、渡す準備をする流れになります。

名刺交換の基本の渡し方・受け取り方の手順

ここからは、名刺交換の基本的な流れを解説していきます。いざというときに慌てないために、渡し方と受け取り方の手順を押さえておきましょう。

1.名刺を準備する

名刺交換は相手をお待たせしないよう、スムーズに行う必要があります。そのため、ジャケットやバッグの内ポケットなど、すぐに取り出しやすい場所に名刺入れを用意しておきましょう。名刺入れを取り出すのに手間取って名刺交換が遅れてしまうと、マイナスの印象を与えかねません。相手の姿が見えた段階で名刺入れを手に取っておきます。また、名刺交換は立って行いますが、机越しではなく、へだたりがない場所に移動して行います。

2.名刺入れの上で名刺を浮かせた状態で持つ

名刺入れから取り出した名刺は、相手が読める向きにして名刺入れの上で、両手で持ちます。名刺入れは相手の名刺を乗せる座布団の役割ですので、自分の名刺を直接乗せないようにしましょう。自分の名刺は、親指と人差し指の間ではさんで持ち、名刺入れは人差し指と中指の間ではさんで持つことで、浮かせることができます。
なお、名刺入れの形状にもよりますが、スマートに名刺を取り出すためのポイントとして、あらかじめ名刺入れに名刺を上下逆さに入れておくと、相手に対して正面の向きで取り出せます。

3.相手の正面に立ち、目下側から名乗って渡す

名刺を名刺入れの上で浮かせたまま相手に正対して立ち、会社名や所属、氏名を名乗ります。名刺交換のときは、目下側から名乗るのがマナーです。軽くお辞儀をしながら、両手で名刺を持ち、胸の高さで相手の名刺入れに向かって差し出します。名刺の文字の部分に手がかからないように注意してください。

4.相手の名刺を受け取る

名刺交換は1人ずつ渡す場合と同時交換する場合があります。1人ずつ渡す場合は、目下側が名乗って相手の名刺入れに向かって両手で名刺を渡した後、自分の名刺入れの上で相手の名刺を両手で受け取りましょう。

一方、同時交換の場合は、名刺を名刺入れの上で浮かせたまま相手に正対して立ち、目下側からそれぞれ名乗ったら、右手で自分の名刺を持ち、相手の名刺入れに向かって渡します。このとき左手で名刺入れを持ち、名刺入れの上で相手の名刺を受け取ります。
謙虚で丁寧な印象になるよう、相手が差し出した名刺よりも低い位置から名刺を差し出すことがポイントです。相手の名刺が横向きなら名刺入れも横に、縦向きなら名刺入れも縦にして受け取ります。

また、相手から名刺を渡されたら、「頂戴いたします」と一言添えてください。名乗る際には笑顔で、相手の目を見るようにしましょう。

5.着席時に相手の名刺を机上に置く

名刺交換を終えたら、着席する際に、相手の名刺を机の上に置きます。置く場所は、自分から見て左側が基本です。まず自分の名刺入れを置き、その上に相手の名刺を置きましょう。
相手が複数人いる場合は、受け取った名刺を座席の並びにあわせて、横に並べるのが基本ですが、スペースが狭い場合は縦に並べてもかまいません。並べる際にも相手の名刺を丁寧に扱うように気を付けてください。商談が終わった際に、名刺入れにしまいます。

名刺交換マナーの注意点

名刺交換にあたっては、いくつかの注意点があります。マナー違反と思われないためにも、名刺交換の注意点を確認しておきましょう。

必ず名刺入れから取り出す

相手に渡す名刺は、名刺入れから取り出すのがマナーです。ポケットや財布に、直接名刺を入れて渡すことがないように注意してください。たとえ予備の名刺を財布などに入れていたとしても、名刺交換の前に名刺入れに移しておきましょう。

立場が下の人から先に渡す

名刺交換の際は、立場が下の人から名刺を先に渡します。基本的には、訪問した側から渡すのがマナーです。新入社員なら、常に自分から渡すことを意識するようにしましょう。
なお、複数人いる場合、目上の方が先頭になって名刺交換を行うので、目上の方に続いて名刺交換をしていきます。

相手の名前や企業ロゴの上に指がかからないようにする

名刺を受け取る際、相手の氏名や企業ロゴの上に指がかからないように注意しましょう。名前や企業ロゴに指がかかってしまうと、相手を軽く扱っていると思われる可能性があります。名刺の受け渡しでは、何も印刷されていない余白部分を持つのが基本です。

受け取った名刺はすぐにしまわない

名刺交換マナーの注意点には、受け取った名刺はすぐにしまわないことが挙げられます。商談中は、名刺を机の上に置いておくのがマナーです。相手が複数人いる場合、目上の人から順番に受け取るので、受け取った名刺を下に重ねていくことで座席順に並べる際に間違えずに済むでしょう。

複数人と交換するときは受け取った名刺を自分の名刺に重ねない

複数人の相手と続けて名刺交換をするときには、あらかじめ人数分の名刺を取り出し、名刺入れの下に持っておきます。名刺入れの上で受け取った名刺は、一時的に名刺入れのフタの下にはさみ、次に受け取る名刺も、名刺入れの上で受け取り、フタの下に重ねていきます。名刺入れの下で持っている自分の名刺の下に、受け取った名刺を重ねないように注意しましょう。
また、受け取った先方の名刺を名刺入れの上で持ったまま次の人の名刺を重ねて受け取らないようにしてください。

こんなときどうする？名刺交換で困ったときの対処法

名刺交換の基本の流れを押さえていても、想定外のことが起こる場合もあります。イレギュラーなケースでも慌てないために、対処法を知っておきましょう。

相手が複数人いるとき

複数人の相手と名刺交換をする場合は、役職の高い人から順に名刺を渡します。初対面で相手の役職がわからないと戸惑うかもしれませんが、「役職の高い人から名刺交換する」というマナーは相手側もわかっています。そのため、基本的には、最初に歩み出てきた人から名刺交換をすれば問題ないでしょう。
同様に、自社側が複数人の場合も、役職の高い人から順に名刺交換を行います。

相手に先に名刺を渡されたとき

前述したように、名刺交換では、目下側から先に名刺を渡すのがマナーです。しかし、時には相手から先に名刺を渡されてしまうことがあるかもしれません。そのようなときは、慌てて自分の名刺を渡そうとせず、まず「お先に頂戴します」と相手の名刺を受け取ります。その後、「申し遅れました」と一言添えて、自分の名刺を渡すようにしましょう。

名刺を忘れてしまったとき

名刺を忘れてしまった場合は、「忘れた」と言うのではなく、「名刺を切らしておりまして」などとお詫びをした上で名乗り、相手の名刺を受け取ります。その後、再び会う機会があれば、そのときにあらためてお詫びの上、名刺を渡しましょう。
そもそも、社外の人と会うときには名刺入れを持ち歩くのが、社会人の基本マナーです。取引先訪問時や来客対応時には、名刺を忘れないように十分注意しましょう。相手の人数が多くても問題なく対応できるように、名刺入れには常に多めに名刺を入れておくのがポイントです。

やってはいけない名刺交換のマナー違反行為

新入社員のうちは、名刺交換がうまくいかなくても、「まだ慣れていないから」と大目に見てもらえることもあります。しかし、次のようなマナー違反行為をすると、相手の心証を損ねる可能性が高くなります。場合によっては、名刺交換のマナー違反が原因で、ビジネスにも悪影響を及ぼしてしまうかもしれませんので、覚えておきましょう。

相手の名刺を汚す

名刺は相手の分身であると捉え、丁寧に扱うのがマナーです。受け取った名刺を折り曲げたり、相手の目の前で余白に書き込みをしたりしてはいけません。もし、日時や打ち合わせの内容などを名刺にメモしたい場合は、相手と別れた後に付箋に書き込んで貼り付けるようにしましょう。同様に、受け取った名刺を落とすのもマナー違反行為です。

汚れた名刺を渡す

相手の名刺を汚すのもいけませんが、汚れた状態の名刺を渡すのもマナー違反です。名刺に汚れや折り目が付いていたり、シミやシワが付いていたりすると、相手に失礼であるばかりか、「仕事に対してだらしない」という印象を与えてしまいます。「少しの汚れくらい大丈夫だろう」などと思わずに、常にきれいな状態の名刺を用意するようにしましょう。

受け取った名刺を置き忘れて帰る

受け取った名刺を置き忘れるのは、「相手にまったく興味がない」といっているのと同じであり、大変失礼な行為です。机の上に置いた名刺は、打ち合わせ終了後に必ず名刺入れにしまい、そのまま置き忘れて帰ることのないように気を付けましょう。

机越しに名刺を渡す

名刺交換は、必ず立って向かい合った状態で行います。座ったままや、机越しで、名刺を渡したり受け取ったりしてはいけません。もしお互いの間に机があった場合は、相手の正面まで移動してから名刺を渡しましょう。

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名刺交換のマナーを知って失礼のない挨拶をしよう

名刺交換のマナーは、ビジネスパーソンとしての信頼度にもつながります。新入社員のうちは、名刺交換は細かいマナーが多くて大変と思うかもしれませんが、慣れてしまえばスムーズにできるようになります。名刺交換の基本的な流れと、やってはいけないマナー違反行為を押さえ、好印象を与えられるような名刺交換を心掛けましょう。

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